דוא'ל מהיר יותר, פחות, טוב יותר: נהל את עוצמת הקול, הפחית את הלחץ, אהב את התוצאות

לפני כמה ימים קבעתי פגישה עם מקורב שתתקיים במקום עבודתה. מעולם לא נפגשנו ותקשרנו תמיד בדוא'ל.

זו הייתה צריכה להיות החלפה פשוטה: אני מעביר תאריכים, זמנים ומספרים אפשריים. היא אישרה כי למשרדה יש ​​את הזמינות הנכונה. לא ייאמן, זה לקחשמונהמסרים לביצוע. וזה הסיח את דעתנו של שנינו במשך שלוש שעות.

מדוע זה לקח כל כך הרבה זמן? בניתוח המסרים שלנו, אני יכול לראות שאף אחד מאיתנו לא היהכותב מספיק בבירוראו לקרוא מספיק בזהירות.

היא התעלמה מאחד התאריכים שהזכרתי והניחה הנחות לגבי אחרים. לא היה ברור לי אילו ימי השבוע אינם אפשריים או הדגשתי זמני סיום קשים.

דוא'ל לא תמיד נמסר

זה גרם לי להרגיש נוסטלגי לתקופה בה זה היה לוקח שלוש דקות בטלפון. ותהיתי, האם אנחנו מסתמכים מדי על דוא'ל עכשיו - עד כדי כך שהוא שולט בנו ולא להפך?

מחשבה זו הטרידה גם את מאמנת ההנהגה דיאנה בוהר, מנכ'לית מכון המחקר בוהר ומחברת 48 ספרים.

דיברנו על ניהול דוא'ל כשראיינתי אותה למען שלנוראיון מומחהפודקאסט לפני כמה שנים.

עכשיו היא הקדישה ספר שלם לנושא זה - 'דוא'ל מהיר יותר, פחות, טוב יותר: נהל את עוצמת הקול, הפחית את הלחץ, אהב את התוצאות. '

בו מצטט בוהר מחקרים שמראים שאם אנחנו לא נזהרים, דוא'ל יכול לחנוק את התפוקה שלנו. וזה יקר.

היא מחושבת שעלות הזמן המושקע בדוא'ל יכולה להיות עד 30,000 דולר לשנה, עבור אדם שמרוויח 75,000 $ בתוספת הטבות. אז ממש משתלם להיות טוב יותר בדוא'ל - לכתוב אותו, לקרוא אותו ולארגן אותו.

מיועד למהירות

כדי לעזור עם החלק בכתיבה, Booher מציע את MADE המנומני. זה מייצג מסר, פעולה, פרטים וראיות.

המסר הוא סיכום קצר של מה שאנחנו רוצים לומר. פעולה היא מה שאנחנו או הנמען צריכים לעשות. פרטים הם מידע הכרחי נוסף, והראיות עוזרות לרקע או לבהירות. זה עשוי להיות קובץ מצורף או הודעות דוא'ל קודמות שהודבקו למטה.

עצה זו מזכירה לי שיחה שניהלתי עם הסופר מייק סונג לפני עשור. העורך שלי באותה תקופה נתקל בספרו של שיר, 'מהפכת האוגר: ​​כיצד לנהל את הדוא'ל שלך לפני שהוא ינהל אותך.' והוא הציע לנו להזמיןשיר כאורחבפודקאסט ראיון המומחים שלנו.

אני זוכר שהפקפקתי שנוכל למלא חצי שעה בטיפים למייל. בסופו של דבר, לא רציתי שהראיון ייפסק. אימייל התגלה כנושא נהדר, וחלק גדול מהעצות של שיר רלוונטיות היום בדיוק כמו שהיו אז.

אמור לא להודעות

בפודקאסט הוא נתן לנו את שלושת הטיפים הראשונים שלו. ראשית, התחל ידידותי. השיר מכיר בכך שתמציתיות היא המפתח. אך הוא מוסיף, 'אנחנו לא רוצים לאבד את כל החום והאנושיות של ההתכתבויות שלנו.'

שנית, כבה את הפינג! קשה לחזור לעבודה לאחר התראות, בין אם הם ידרשו אותנו לבדוק את ההודעות שלנו ובין אם לא.

ושלישית, הוא מציע לנו 'לסנן בתיקיות' ולהפנות 'דוא'ל בעל עדיפות נמוכה לסוג כלשהו של תיקיות שהוגדרו מראש שתבדקו פעם או פעמיים בחודש.'

לאחר השיחה שלי עם Song, יישמתי את כל הטיפים האלה, ואני עדיין משתמש ב-מערכת תיקיות דוא'להקמתי לפני כל השנים.

רבים מהטיפים של שיר מתנגנים עם המדריך האחרון של בוהר. הם חולקים דגש על חיסכון בזמן ומקסום כל ההיבטים הגדולים של העברת הודעות אלקטרוניות.

נושאי נושא

לדוגמא, שני המחברים מדגישים את התועלת של שורות נושא כתובות היטב. והם באמת יכולים לעזור לך לכתוב 'פחות, מהיר יותר, דוא'ל טוב יותר.' שקול את ההבדל בין 'סדר היום של הכנס' לבין 'סדר היום של ועידת 11 בינואר המצורף, המשוב אמור להיות היום בשעה 16:00.'

הפירוט בגרסה השנייה יכול באמת לעזור לנמענים, במיוחד אם הם מציצים בדוא'ל בטלפונים שלהם תוך כדי תנועה.

כאשר שורת הנושא מכילה את כל ההודעה, יש אנשים שמסיימים עם EOM, שמשמעותו 'סוף ההודעה'. זה אומר לנמענים שהם לא צריכים לפתוח את הדוא'ל, תוך שמירת קליק.

כששיר שיתף אותי את הטיפ הזה, תהיתי אם זה עלול לבלבל אנשים שלא יודעים למה EOM מתכוון. מציאת אותו טיפ בדיוק בספרו של בוהר מצביע על כך שראשי התיבות הללו התרחבו יותר. אם יש ספק, השימוש במילה 'מסתיים' במקום ב- EOM עשוי להיות בעל אותה השפעה ויכול להיות ברור יותר.

מה הטיפים המובילים שלך לניהול דוא'ל? הצטרפו לדיון למטה!

הורד את ספר התובנה 'מהיר יותר, פחות ויותר דוא'ל'

אנו סוקרים את מיטב ספרי העסקים החדשים ואת הקלאסיקות שנבדקו בתובנות הספרים החודשיות שלנו, הזמינות כטקסט או כהורדות שמע של 15 דקות.

לכן, אם אתה חבר ב- Mind Tools Premium Club או משתמש ארגוני, הורד או הזרם את'מיילים מהירים יותר, פחותים וטובים יותר: נהל את עוצמת הקול, הפחית את הלחץ, אהב את התוצאות'סקירת ספר תובנה עכשיו.

אם עדיין לא נרשמת,הצטרף למועדון כלים כליםוקבל גישה למשאבים שלנו מעל 2,400, כולל 390+ תובנות ספרים. לחברות ארגונית,לבקש הדגמהעם אחד הצוותים שלנו.